Hoeveel koffie en thee voor een zorgafdeling? Praktische rekentabel

Op een zorgafdeling lopen diensten, pauzes en overdrachtsmomenten de hele dag door. Daardoor is het verrassend lastig om vooraf te bepalen hoeveel koffie en thee u werkelijk nodig heeft. Te weinig voorraad geeft onrust op drukke momenten, terwijl te ruim inkopen onnodig geld en opslagruimte kost. Met een eenvoudige berekening krijgt u snel een bruikbare startvoorraad voor uw team.

Waarom verbruik in de zorg anders is dan op een gewoon kantoor

Een zorgteam werkt vaak in vroege, late en nachtdiensten. Niet iedereen is tegelijk aanwezig en pauzes verschuiven wanneer de afdeling druk is. Bovendien drinken medewerkers niet alleen tijdens een vaste koffiepauze, maar ook bij de start van een dienst, tijdens de overdracht en op rustige momenten tussendoor.

Daarom werkt rekenen op alleen het totale personeelsbestand meestal niet goed. Een locatie met 80 medewerkers kan op een gemiddelde dag bijvoorbeeld 35 tot 45 medewerkerdiensten hebben. Voor de voorraad is vooral dát dagelijkse aantal relevant.

Ook de verhouding tussen koffie en thee verschilt per team. Een bruikbare beginverdeling is 70 procent koffie en 30 procent thee, maar zie dit nadrukkelijk als startpunt. Sommige afdelingen drinken veel meer thee, zeker in de avond en nacht. Door een paar weken te meten voorkomt u dat aannames jarenlang de inkoop bepalen.

Hoeveel koffie en thee heeft een zorgafdeling nodig?

Stel dat er verspreid over alle diensten 25 medewerkerdiensten per dag zijn. Dan rekent u:

25 × 2,5 × 1,10 = ongeveer 69 warme dranken per dag.

Bij een verdeling van 70 procent koffie en 30 procent thee komt dat neer op ongeveer 48 koppen koffie en 21 koppen thee. Gebruikt uw volautomaat gemiddeld 8 gram koffiebonen per kop, dan is dat ongeveer 384 gram koffiebonen per dag. Voor thee rekent u eenvoudig één theezakje per kop of, bij losse thee, de aanbevolen dosering van de gekozen melange.

Deze tabel is een praktische startnorm. Werkelijk verbruik hangt af van teamcultuur, dienstlengte, bezoek, seizoen en het aanbod op de locatie.

Verdeel de voorraad slim over dag, avond en nacht

Een centrale maandvoorraad is handig voor de inkoop, maar op de afdeling is een kleinere werkvoorraad vaak overzichtelijker. Vul bijvoorbeeld twee of drie keer per week bij op basis van verbruik. Zo ziet u sneller welke smaken of producten hard lopen en voorkomt u dat dozen op meerdere plekken halfvol blijven staan.

1. Houd koffie eenvoudig en constant

Voor dagelijks gebruik werkt één herkenbare koffieblend vaak beter dan veel verschillende varianten. Dat maakt bestellen, instellen van de machine en voorraadbeheer eenvoudiger. Bekijk de Wagemakers koffiecollectie als u verschillende zakelijke opties wilt vergelijken.

2. Geef thee wel voldoende keuze

Bij thee loont variatie juist vaker. Een zwarte thee, groene thee, frisse fruitvariant en cafeïnevrije of kruidige optie geven medewerkers keuze zonder dat de voorraad onnodig ingewikkeld wordt. Voor een basisassortiment kunt u de theecollectie bekijken.

3. Kijk naar capaciteit van de koffiemachine

Niet alleen de totale dagconsumptie telt. Op een zorgafdeling ontstaan pieken rond dienstwissels en pauzes. Een machine die op jaarbasis genoeg capaciteit heeft, kan tijdens een overdracht toch te langzaam zijn. Let daarom op snelheid, wateraansluiting, reiniging en het aantal koppen dat in korte tijd moet worden gezet. Wagemakers biedt ook koffiemachines voor bedrijven zonder koffiecontract.

Een eenvoudige 14-dagenmeting geeft veel betere cijfers

Wilt u van een grove schatting naar een betrouwbare bestelling? Meet dan twee weken lang het werkelijke gebruik. U hoeft daarvoor geen ingewikkeld systeem te bouwen. Noteer aan het begin en einde van de periode hoeveel koffiebonen en thee aanwezig zijn, tel tussentijdse aanvullingen erbij op en deel het verbruik door het aantal medewerkerdiensten.

Herhaal deze meting eventueel in de winter en zomer. Het drinkpatroon kan per seizoen veranderen. Wanneer u meerdere afdelingen heeft, meet dan per afdeling. Daarmee ziet u snel dat een woonzorgteam, polikliniek en ondersteunende dienst niet automatisch hetzelfde verbruik hebben.

Denk verder dan alleen de prijs per kilo

Bij zakelijke koffie en thee is de laagste stukprijs niet altijd de laagste totale kostenpost. Verspilling, te grote voorraden, storingen en tijd die medewerkers kwijt zijn aan bijvullen of schoonmaken tellen ook mee. Een passende machine, duidelijke voorraadlocatie en vaste bestelroutine kunnen daarom minstens zo belangrijk zijn als een paar cent verschil per kop.

Voor zorgorganisaties kan daarnaast waardering een rol spelen. Goede koffie en een prettige theekeuze zijn kleine dagelijkse voorzieningen die medewerkers meerdere keren per dienst gebruiken. Op onze pagina over de Dag van de Zorg vindt u ook inspiratie wanneer u uw team op een bijzonder moment extra wilt bedanken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie rekent u per zorgmedewerker per dienst?

Als startpunt kunt u rekenen met gemiddeld 2,5 warme dranken per medewerkerdienst voor koffie en thee samen. Meet daarna het eigen verbruik, want per afdeling kunnen de verschillen groot zijn.

Hoeveel veiligheidsvoorraad is verstandig?

Een buffer van ongeveer 10 procent is een praktische basis. Bij locaties met wisselende bezetting, veel invalkrachten of evenementen kan tijdelijk een ruimere voorraad logisch zijn.

Welke verhouding koffie en thee is geschikt?

Begin bijvoorbeeld met 70 procent koffie en 30 procent thee. Controleer vervolgens na twee tot vier weken wat uw team werkelijk drinkt en pas de verhouding daarop aan.

Kan Wagemakers ook helpen met een koffiemachine voor een zorglocatie?

Ja. De juiste keuze hangt onder meer af van het aantal gebruikers, piekmomenten, gewenste dranken en de technische situatie op locatie. Een machine hoeft daarbij niet automatisch aan een koffiecontract gekoppeld te zijn.